Si vous avez vu une banque alimentaire, vous avez vu… une banque alimentaire. Banques alimentaires Canada collabore avec un réseau de plus de 5 500 organismes, et chacun de ces organismes exerce ses activités à sa façon et sert une communauté ayant des besoins distincts. 

Un ensemble commun de valeurs et de pratiques exemplaires sous-tend cette saine diversité : chaque membre du réseau respecte le Code d’éthique des banques alimentaires du Canada. De plus, chaque banque alimentaire cherche à obtenir une accréditation en adoptant les normes d’excellence de Banques alimentaires Canada. 

Certaines banques alimentaires ont déjà terminé cette démarche. Ce mois-ci, nous célébrons l’accréditation de Pelham Cares.

Qu’est-ce qui vous a incité à obtenir tôt votre accréditation? 

Notre conseil d’administration a rapidement constaté la valeur de l’accréditation et a donc été motivé à entamer le processus. Nous avions également un profond désir de donner le meilleur de nous-mêmes, et nous avons réalisé que l’obtention de l’accréditation nous aiderait à devenir meilleurs dans ce que nous faisons.

Décrivez votre parcours pour obtenir l’accréditation. 

En examinant les normes, nous avons rapidement constaté que, en tant que petite banque alimentaire disposant de ressources limitées, nous ne serions pas en mesure de demander au personnel d’effectuer le processus d’accréditation. Nous avons ensuite décidé de faire appel à un consultant pour nous aider à mener à bien le processus.

Quelle a été la première étape du processus?  

La première étape consistait à passer en revue les 82 normes pour obtenir un aperçu général de notre situation.

Quelles normes étaient les plus faciles à respecter? Pourquoi?  

Dans toutes les sections, nous avons constaté que, dans de nombreux cas, nous respections la norme; nous n’avions tout simplement pas de politique pour documenter ce que nous faisions. Nous avions simplement besoin de préparer une politique qui reflète le processus existant, puis de la faire approuver par le conseil d’administration.

Quelles sont les normes qui vous ont posé problème?

Au départ, nous étions découragés par le nombre impressionnant de normes. À première vue, la tâche semblait impossible. D’autant plus que, lorsque nous avons commencé le processus, la plupart des ressources maintenant disponibles n’existaient pas. L’équipe de Banques alimentaires Canada nous a été d’une grande aide. Toutefois, l’organisme en était aussi à ses débuts dans la mise en œuvre de ce nouveau processus. Nous avons donc tous fait face à une courbe d’apprentissage abrupte.

Certaines des normes de gouvernance du conseil d’administration ont d’abord posé quelques défis. Le conseil d’administration voyait mal l’utilité de certaines normes, qui semblaient entraîner un surcroît de travail sans apporter de bénéfice.

Comment avez-vous surmonté cette difficulté? 

Nous avons surmonté cette situation en ralentissant et en nous concentrant sur les aspects positifs, comme le nombre de normes pour lesquelles nous avions apporté les changements nécessaires (nouvelles politiques et procédures, etc.) plutôt que sur le nombre de normes que nous devions encore mettre en œuvre.

Nous avons surmonté les objections du conseil d’administration en expliquant comment il était important de documenter les activités que nous tenions pour acquises, car même si l’équipe actuelle les menait à bien, sans politiques en place, il n’y avait aucune garantie que les futurs membres de l’équipe continueraient de le faire.

Qu’est-ce qui vous a surpris pendant le processus? 

Nous avons été agréablement surpris de découvrir combien de normes nous respections déjà. Comme nous en sommes à notre 41^e année d’activité à Pelham, nous étions d’avis que nous faisions bien les choses. Toutefois, il était très gratifiant d’obtenir la validation des experts de Banques alimentaires Canada.

Quels conseils donneriez-vous à d’autres organismes qui souhaitent obtenir une accréditation?   

Notre conseil serait d’aborder les normes une section à la fois. Si on s’attaque aux 82 normes d’un coup, le processus peut sembler décourageant. De plus, il est plus facile de rester organisé en se concentrant sur une seule section. Si possible, essayez de désigner une personne pour gérer le projet. Certaines normes nécessitent la participation de différentes parties de l’organisme. Le fait qu’une personne coordonne le tout aidera à rester sur la bonne voie. Cette personne peut également tenir le conseil d’administration au courant de l’avancement du projet.

De nombreuses ressources sont maintenant disponibles sur Workplace de Banques alimentaires Canada. Profitez-en, car vous n’avez pas besoin de « réinventer la roue » et cela rendra le processus plus rapide, plus efficace et beaucoup moins stressant.

Enfin, je vous suggère d’avoir un plan sur la façon dont vous communiquerez les nouvelles politiques et procédures à l’organisme après avoir obtenu l’accréditation. Ce programme apporte de réels avantages, mais vous n’en profiterez que si tout le monde est au courant des nouvelles politiques. La mise en œuvre est tout aussi importante que les politiques elles-mêmes.

Quelle valeur l’obtention de l’accréditation apporte-t-elle à votre organisme? 

Sans aucun doute, le plus grand avantage de l’accréditation est l’amélioration de l’expérience de nos clients. L’ensemble des petites améliorations que nous avons apportées dans divers domaines nous ont permis de mieux servir nos clients.

Un autre avantage a été l’augmentation de l’efficacité organisationnelle. En adoptant des pratiques exemplaires au moyen des diverses normes, nous sommes devenus plus efficients et efficaces dans notre façon de fonctionner.

Grâce au processus d’examen et d’approbation de toutes les politiques (nouvelles et existantes) qui nous ont permis d’obtenir l’accréditation, notre conseil d’administration a acquis une bien meilleure compréhension de tous les aspects de notre banque alimentaire.

Nous sommes maintenant mieux préparés à faire face aux défis auxquels toutes les banques alimentaires sont confrontées, car nous avons mis en place des politiques et des procédures pour mieux surveiller tous les aspects de nos activités de façon continue.

Enfin, dans l’ensemble de notre organisme, des bénévoles au personnel en passant par les membres du conseil d’administration, nous partageons tous un plus grand sentiment de fierté envers Pelham Cares.

Qu’apporte-t-elle au réseau de banques alimentaires? 

L’obtention de l’accréditation permet de s’assurer que tous les organismes membres appliquent les meilleures pratiques dans leurs activités, ce qui se traduit par une meilleure expérience client et une pérennité globale du réseau de banques alimentaires.