Au début de 2024, Banques alimentaires Canada a lancé un ensemble de normes nationales couvrant tous les secteurs d’activité des banques alimentaires. Ces points de référence renforcent la responsabilisation et la confiance, assurent de bonnes pratiques et outillent les banques alimentaires afin qu’elles servent leurs communautés le plus efficacement possible. Jusqu’à présent, plus de X banques alimentaires ont obtenu l’accréditation aux normes d’excellence. 

Il s’agit d’un projet majeur, mais personne ne peut y arriver seul : les banques alimentaires sont encouragées à poser des questions, à se renseigner sur les possibilités de présenter une demande de financement ou à demander de l’aide au standards@foodbankscanada.ca. Les ambassadeurs des normes, qui ont suivi le processus d’agrément et qui ont généreusement offert de raconter leur expérience et de donner des conseils et des modèles à l’ensemble du réseau de banques alimentaires sur The Exchange*. 

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Lorsque la direction de la Clarington East Food Bank de Newcastle, en Ontario, a vu les normes d’excellence pour la première fois, elle s’est sentie dépassée. « Nous avons regardé les normes et nous avons pensé : “nous en faisons déjà une grande partie, mais comment le prouver?”, se souvient la directrice générale Susan Pascoe. Nous n’avions rien pour suivre ce que nous faisions. Pas une seule politique [enregistrée]. Nous n’avions même pas de règlements administratifs. Nous partions de zéro. » 

Mme Pascoe suppose qu’il ne s’agit pas d’une situation inhabituelle pour une petite banque alimentaire comme Clarington East, qui sert environ 30 personnes par jour. L’organisme compte beaucoup sur des bénévoles dévoués au service de leur communauté, mais la paperasse n’est pas forcément leur passion. 

Toutefois, la paperasse est utile lorsqu’elle est bien utilisée, et Mme Pascoe s’est efforcée de s’assurer qu’elle le serait. « Nous avons fait participer les bénévoles à la création des politiques, des procédures et des outils », dit-elle. Par exemple, elle est allée dans la cuisine et a expliqué que la banque alimentaire aurait besoin d’un moyen de s’assurer que chaque réfrigérateur maintenait une température suffisamment froide. « J’ai ensuite demandé aux bénévoles ce qui leur faciliterait la tâche, dit-elle. Je modifiais le tableau des températures en conséquence, puis je revenais les voir et leur disais : “est-ce que c’est que vous vouliez dire? Est-ce que cela fonctionne pour vous?”. Nous avons fait beaucoup de mini journées d’entraînement aussi. » 

Grâce à cette approche, les bénévoles de Clarington East savent quoi faire et pourquoi le faire. « Je crois qu’ils ont accepté lorsque nous les avons écoutés et que nous avons apporté des améliorations en fonction de leurs commentaires », explique Mme Pascoe. 

L’approche a porté ses fruits. « Avant, notre travail était convenable, dit Mme Pascoe. Mais maintenant, nous sommes à un niveau vraiment uniforme où personne n’a à se demander si quelqu’un s’est souvenu d’essuyer les comptoirs. Nous savons que cela a été fait. » 

Elle ajoute que les normes rendent les banques alimentaires moins isolées et plus collaboratives. « Quels que soient les problèmes auxquels vous faites face, je vous garantis que quelqu’un d’autre les a déjà vécus. C’est l’occasion de cerner nos forces et nos lacunes, et de nous soutenir mutuellement pour combler ces lacunes. » 

Au cours d’une séance d’information virtuelle en octobre dernier, Mme Pascoe a fait un compte rendu honnête des défis et des avantages des normes d’excellence pour Clarington East et a offert les conseils suivants : 

-Optez pour la simplicité : Il y a plus d’une façon d’atteindre chaque norme. Par exemple, une banque alimentaire qui traite de grandes quantités d’aliments pourrait avoir besoin d’un logiciel de gestion des stocks pour repérer et jeter les aliments qui font l’objet d’un rappel, mais une plus petite banque alimentaire pourrait simplement désigner quelqu’un qui se rendra dans la salle d’entreposage pour vérifier les codes à barres et s’assurer qu’aucun article rappelé ne se trouve sur les tablettes. 

En ce qui concerne les politiques en matière de ressources humaines, Clarington East comptait sur un service qui fournissait des modèles préétablis pour les petites entreprises et les organismes sans but lucratif. Mais même ces modèles étaient plus approfondis que nécessaire pour répondre aux normes et aux besoins de la banque alimentaire. L’équipe travaille donc à les simplifier. 

-Adoptez des politiques souples : Les politiques visent à orienter et à éclairer les processus et procédures, sans entraver la nécessité de les adapter et de les peaufiner. « Par exemple, lorsque vous devez consigner les poids des aliments, vous pouvez utiliser un formulaire et lier le numéro du formulaire au numéro de politique, explique Mme Pascoe. Ensuite, vous pouvez modifier les formulaires sans avoir à obtenir l’approbation du conseil d’administration ou du comité. Donc, si vous vous rendez compte que vous avez oublié d’inclure une colonne dans votre formulaire, vous pouvez facilement la modifier. » 

-Ne le faites pas seuls : En plus de Banques alimentaires Canada, les associations provinciales de banques alimentaires connaissent bien les normes et sont disposées à vous aider à vous y retrouver. 

Répartissez également le travail à l’interne. Mme Pascoe suggère de créer un comité qui tire parti des divers types d’expertise disponibles au sein du conseil d’administration, du personnel ou des bénévoles. 

Elle recommande également d’ouvrir une session dans The Exchange, une plateforme numérique où les banques alimentaires échangent des questions, des réponses et des ressources*. « Vous pouvez simplement dire : “Je ne sais vraiment pas quoi faire pour cette norme en particulier. Quelqu’un a un modèle pour cela?”, dit Mme Pascoe. Vous n’avez pas besoin de réinventer la roue. Nous avons un excellent réseau qui est prêt à vous aider. » 

Pour accéder aux enregistrements et aux ressources des séances virtuelles précédentes avec les ambassadeurs des normes, ouvrez une session The Exchange ou communiquez avec knowledge@foodbankscanada.ca.  

* Pour vous inscrire à des comptes sur The Exchange, une plateforme numérique de communication pour les banques alimentaires admissibles, écrivez à knowledge@foodbankscanada.ca.